Melding stappenplan

Wanneer je een (vermoedelijke) overtreding meldt, ontvang je een bevestiging van de ontvangst. Een samenvatting en een voorstel voor de afhandeling worden door de Directeur Compliance naar de integriteitscommissie gestuurd.

Dit wordt meestal binnen twee weken na ontvangst van de melding uitgevoerd. De integriteitscommissie zal de zaak beoordelen en beslissen over afwijzing of onderzoek. Deze beslissing wordt gecommuniceerd naar de melder. Als er wordt besloten dat de zaak zal worden onderzocht, wordt de zaak toegewezen aan een onderzoeker. De onderzoeker voert een initiële beoordeling uit van de geloofwaardigheid, context en (potentiële) ernst van de melding.

Indien een onderzoek noodzakelijk wordt geacht, zal de integriteitscommissie een onderzoeksteam samenstellen. Onderzoek is altijd vereist wanneer de melding:

- vermeende schendingen bevat van de FCPA of andere toepasselijke anti-corruptiewetten;
- vermeende schendingen bevat van mededingingswetten;
- betrekking heeft op het topmanagement van PACCAR EU; en/of
- anderszins een grote tot enorme reputatie-impact kan hebben op DAF/PACCAR (hierna het Bedrijf).

Het onderzoeksteam moet onafhankelijk zijn en mag daarom geen directe collega, ondergeschikte of supervisor van de verdachte of melder bevatten. Het onderzoeksteam zal de integriteitscommissie voorzien van voorlopige informatie over de planning van het onderzoek. De primaire rol van het inderzoeksteam is het verzamelen van informatie en documentatie met betrekking tot de melding (feitenonderzoek). Het is aan de integriteitscommissie om een mening te vormen over de vraag of de vermeende schending heeft plaatsgevonden. Nadat het onderzoeksteam is samengesteld, dient het doel en de reikwijdte van het onderzoek te worden gedefinieerd in het onderzoeksplan, bij voorkeur binnen één week. Op dit punt, en na beoordeling van de geloofwaardigheid en context waarin een melding wordt gedaan, kan het onderzoeksteam de integriteitscommissie adviseren om een melding af te wijzen (bijvoorbeeld vanwege weinig of geen bewijs om de vermeende schending te onderbouwen). In dat geval dient het onderzoeksteam dit advies te documenteren en te archiveren. De beslissing van de integriteitscommissie zal worden onderbouwd in de communicatie naar de melder.

Na het plannen van het onderzoek moeten de volgende stappen zo snel mogelijk worden voltooid:

- Veiligstellen van bewijs
- Afnemen van interviews
- Uitvoeren en verifiëren van analyses
- Tussentijdse rapportage aan de Integriteitscommissie

Het onderzoek moet binnen 2 maanden na ontvangst van de melding worden afgerond. In specifieke omstandigheden kan de integriteitscommissie de onderzoeksperiode verlengen, wat aan de melder zal worden meegedeeld.

Bevindingen en observaties dienen op een juiste wijze gedocumenteerd te worden. Het onderzoeksteam dient een eindrapport te verstrekken aan de integriteitscommissie. De integriteitscommissie dient de verspreiding en presentatie van het eindrapport te beperken tot geautoriseerd personeel op basis van de noodzaak om te weten.

Een samenvatting van de bevindingen of het eindresultaat zal aan de melder worden verstrekt door de integriteitscommissie.
Afhankelijk van de bevindingen van het onderzoek zal de integriteitscommissie advies geven aan het relevante lijnmanagement in geval van een vermoedelijke compliance-overtreding of in geval van enige andere vorm van vermoedelijk wangedrag, over de passende maatregelen, zoals, maar niet beperkt tot:

i. Het verklaren van de melding als niet-ontvankelijk / geen verdere maatregelen nemen.
ii. Het nemen van disciplinaire maatregelen, zoals schriftelijke waarschuwing, verplichte training, schorsing, loonsverlaging, degradatie, of beëindiging van het dienstverband voor de betrokken medewerker(s). Dergelijke disciplinaire maatregelen dienen de ernst van het wangedrag juist weer te geven.
iii. Het ontwikkelen van aanvullende maatregelen, zoals training, versterking van interne controles, het opstellen van aanvullende beleidsregels of andere maatregelen die gericht zijn op het bevorderen van een cultuur van integriteit en naleving.